Dimanche 13 octobre 2024, il est 6h du matin, la ville dort encore, mais en coulisses, l’effervescence est à son comble. Dans quelques heures, plus de 800 000 bruxellois se rendront aux urnes pour renouveler leurs conseils communaux. Une élection, ce n’est pas seulement voter, c’est un processus orchestré de longue date pour que tout se passe sans accroc.
Derrière cet événement démocratique d’envergure, une équipe soudée et pluridisciplinaire a œuvré pendant plusieurs mois pour garantir le bon déroulement du scrutin : matériel électoral, listes des votants, formation des assesseurs... rien n’a été laissé au hasard !
Entre précision et imprévus, plongez dans les coulisses d’un processus aussi complexe que passionnant.
Une organisation millimétrée avant le jour J
Bruxelles Pouvoirs locaux (BPL) a joué un rôle clé dans cette coordination, rassemblant une équipe multidisciplinaire pour assurer la gestion logistique, la communication et l’assistance juridique.
Annick De Beul, project manager, a joué un rôle central en supervisant l'ensemble du projet. Elle a assuré la bonne coordination entre toutes les équipes et a veillé à la mise en œuvre de chaque étape de l'organisation.
Mon rôle ? « Planifier, suivre et veiller à ce que tous les départements collaborent harmonieusement. C’était intense, mais surtout très enrichissant et vraiment agréable à réaliser avec une équipe aussi engagée. Chaque service a donné le meilleur de lui-même, et dans les moments de rush, on pouvait toujours compter les uns sur les autres. Heureusement, car tout le processus électoral ressemblait à un marathon ponctué de sprints pour être prêts à temps à chaque étape. » Ce dont je suis la plus fière ? « La mise en place d’ADELE, un nouveau système numérique pour la liste des électeurs, qui a grandement facilité les choses, tant pour les communes que pour les bureaux de vote. » |
Les défis de la communication
Bien avant le jour du scrutin, l'information des électeurs sur le déroulement du vote, les conditions pour voter, ainsi que les informations relatives aux listes de candidats et aux enjeux des élections sont cruciales. Jonas Declercq, chargé de communication, a joué un rôle central dans la gestion de l’information tout au long du processus électoral. Avant, pendant et après les élections, il a assuré la diffusion claire et précise des informations auprès des différents publics (communes, électeurs, médias, etc.). Il a aussi été le point de contact pour la presse, assurant que les journalistes aient toutes les informations nécessaires, tout en évitant la diffusion de données incorrectes ou sensibles. En gérant le site web des élections, il a également permis d’informer les électeurs sur le déroulement du scrutin.
Deux ans au cœur des élections : quel était le rôle de Jonas ? « Ces deux dernières années, mon travail a été tripartite. D’une part, j’ai communiqué des informations pratiques aux principaux partenaires des élections, à savoir les citoyens, les communes et les candidats. Cela s’est fait principalement via le site d’information et des newsletters. Dans ce rôle informatif, le langage accessible a été pour moi le fil conducteur pour rendre les élections aussi claires que possible. D’autre part, j’ai donné aux associations bruxelloises, par le biais d’un appel à projets, l’opportunité d’encourager les citoyens à aller voter. Enfin, j’ai agi en tant que chargé de presse pour les questions médias sur les élections communales. Pour travailler de manière efficace et efficiente, j’ai essayé, dans la mesure du possible, de déployer une stratégie de communication pour les élections. Cela a été fait avec des essais et des erreurs… Et des ajustements. » L'objet qui symboliserait le mieux mon rôle dans ce projet ? « Une balle rebondissante. À chaque décision de communication, je pouvais rapidement constater si elle était efficace ou non et si je devais l'ajuster. J’ai également sauté d’une tâche de communication à l’autre pendant deux ans, donc dans ce sens, j’étais aussi une balle rebondissante. » La phrase que j'ai dû répéter jusqu’à l’ennui pendant ce projet ? « Non, ce sont celles d'octobre. » quand quelqu'un me demandait « Les communales ? Ah, ce sont celles de juin ? » |
Le jour du scrutin : mobilisation générale
Dès l’ouverture des bureaux de vote, l’activité s’intensifie. Les présidents accueillent les premiers électeurs tandis que les agents communaux s’assurent que tout fonctionne.
Au sein de l'Iris Tower, l’activation d’un centre de crise au sein du SPRB a été une initiative stratégique visant à gérer en temps réel toutes les problématiques logistiques et techniques qui pourraient surgir. Point de coordination central pour le suivi de l’ensemble du processus électoral, ce centre a servi de relais entre les communes bruxelloises et les équipes régionales. Demandes de matériel, assistance technique, résolution de questions juridiques : tout est centralisé pour une réactivité maximale.
Au cœur du défi technologique... qui est François Van Brée ? « Chef de projet IT au SPRB (ConnectIT), il y a un an, j’ai rejoint BPL pour une mission bien particulière : assurer le bon déroulement des élections communales du côté technique. Un défi aussi passionnant que crucial, et un rôle aux multiples facettes - organiser des élections, ce n’est pas seulement mettre des urnes à disposition. Du côté IT, c’est un travail colossal :
Chaque étape devait être parfaitement huilée pour garantir un scrutin fluide et sécurisé. » Un facteur clé de succès de cette organisation ? « En regardant dans le rétroviseur, je suis très fier d’avoir eu la chance d’avoir pu contribuer à ce projet. En effet, l’organisation des élections est un facteur clé de nos démocraties. Au vu de ce qu’il se passe dans le monde, je crois pertinemment, que ce type de projet est l’expression fondamentale de notre esprit démocratique et que toute personne ayant ces idées et ses convictions est heureux de pouvoir y collaborer. Un autre facteur clé du succès de ce projet est l’impact direct et concret qu’il a sur nos concitoyens. Ce projet, nous pouvons en parler fièrement et dire, nous y avons contribué, j’y étais… » Comment avez-vous assuré la sécurité des systèmes et des données pendant le processus électoral ? « En fait, je ne peux pas tout écrire, sinon, vous devrez passer devant le Neuralyzer des M.I.B…. Je peux en revanche vous dire que la sécurisation du processus électoral, des données a été le fruit d’une collaboration entre les différentes régions et le fédéral. Lors de ce processus, nous avons aussi fait appel à des sociétés externes et spécialisée via le C.C.B. et un contrat cadre européen visant justement la sécurité des administrations. Les mesures misent en place furent efficaces et pour l’anecdote, un groupe activiste Pro-Russe avait décidé de s’inviter à notre « fête démocratique ». Nous avons donc eu la « surprise » de le voir tenter de débarquer sur nos infrastructure 48 heures avant le début de élections. C’est à ce moment que nous avons pu mettre en œuvre l’un de nos scénarios et voir son efficacité. » |
ADELE : une révolution dans la gestion électorale
Une des grandes nouveautés de cette élection était l’introduction d’ADELE (Application Digitale pour les Élections Locales Électroniques), une plateforme numérique centralisée pour la gestion des listes des électeurs et ce, aussi bien lors de la phase de préparation et constitution des listes des électeurs, que lors du jour même du scrutin.
Pourquoi ADELE a changé la donne ?
Avant les élections :
Un système de vérification automatique permet d’éviter toute double appartenance en identifiant les personnes inscrites à la fois comme membres de bureau de vote et comme candidats.
Une visualisation précise du nombre d’électeurs par bureau aide à anticiper les risques d’engorgement.
Les statuts électoraux sont régulièrement mis à jour pour intégrer les changements d’adresse, les inscriptions de dernière minute et autres ajustements.
Le jour J :
Les dernières mises à jour électorales sont téléchargées en temps réel, garantissant une base de données toujours à jour.
La recherche des électeurs s’effectue automatiquement grâce à la lecture de leur carte d’identité.
Une répartition dynamique des électeurs permet d’équilibrer l’affluence entre les bureaux et d’assurer une circulation fluide.
Le rapport de clôture est généré automatiquement, ce qui allège considérablement la charge administrative des membres de bureau.
Le taux de participation et l’état des bureaux de vote peuvent être suivis en direct tout au long de la journée.
« Comme ADELE était un nouveau système, sa mise en place ne s’est pas faite sans quelques sueurs froides – notamment sur les plans de la sécurité et de la connectivité. Mais au final, nous sommes très heureux et pleinement satisfaits d’avoir opté pour cette solution. »
Garantir la conformité légale
Avant, pendant et après les élections, les juristes de BPL ont veillé à ce que toutes les procédures respectent les règles légales relatives à l'organisation des élections, à la protection des données personnelles et à la transparence du processus électoral. Ils ont assuré un rôle de conseil auprès des communes pour les aider à respecter les exigences légales dans la gestion de leurs bureaux de vote, la collecte des résultats et la publication des actes officiels.
Maxime Vanderhaeghe (Direction des Affaires générales et juridiques de BPL) fait partie de l’équipe de juristes qui a œuvré en coulisses pour assurer le bon déroulement des élections communales de 2024. Il revient sur son expérience, entre défis juridiques et imprévus électoraux. « Je faisais partie des juristes de l’équipe organisant les élections communales en 2024. J’étais notamment chargé de l’élaboration de divers arrêtés – par exemple concernant les sigles protégés et interdits ou encore les dépenses électorales –, de répondre aux questions juridiques des citoyens et des différents intervenants électoraux, et d’assurer un soutien juridique auprès de la cellule administrative du collège juridictionnel, chargée de l’examen des réclamations et de la validation des élections. » Les plus grands défis ? « Me plonger rapidement dans une matière relativement nouvelle pour moi… et, bien sûr, la gestion de l’annulation des élections à Saint-Josse-ten-Noode, qui a nécessité l’organisation d’un nouveau scrutin. Cette expérience a été particulièrement enrichissante : elle m’a permis d’aborder à la fois l’aspect organisationnel et celui de la vérification du processus électoral. Je tiens à remercier l’entièreté de la superbe équipe pour son implication, sa disponibilité, son calme dans les moments les plus stressants – et surtout pour sa gentillesse et sa bonne humeur. J’ai hâte de poursuivre le travail en vue de 2030 ! » |
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