Dans les communes
En exécution de l'ordonnance du 5 mars 2009, les conseils communaux sont libres de conférer les emplois de secrétaire et de receveur pour une nomination définitive ou pour un mandat de huit ans, avec une première évaluation par le conseil communal après les trois première années.
Le secrétaire communal
Nommé par le conseil communal, chargé de la direction générale des services communaux, il veille à leur bon fonctionnement et à leur coordination. Il est parfois secondé par un secrétaire communal adjoint.
Parmi ses missions, on compte :
- la direction et la gestion journalière du personnel ;
- la présidence du comité de direction (composé du secrétaire communal, du receveur communal, de la GRH et des chefs de services communaux) ;
- la préparation et l'exécution, notamment au sein du comité de direction, des axes politiques fondamentaux compris dans la note d'orientation ;
- la préparation des dossiers soumis au conseil communal et au collège ;
- la rédaction des procès-verbaux de réunions du collège et du conseil auxquelles il assiste ;
- le contreseing de tous les actes officiels émanant de la commune ;
- les conseils juridiques et administratifs au conseil communal et au collège ;
- la mise sur pied d'un système de contrôle interne, l'établissement de projets d'organigramme et de règlements de travail.
Depuis la réforme de 2009, le secrétaire communal dispose également d'un pouvoir personnel pour les sanctions disciplinaires légères.
Le receveur communal
Nommé par le conseil communal, il est chargé de la comptabilité de la commune et des comptes annuels.
Parmi ses missions, on compte :
- l'encaissement des recettes de la commune ;
- l'engagement des créances régulières ;
- le paiement des dépenses contre mandats réguliers.
Il est important de noter que ce fonctionnaire travaille en engageant sa propre responsabilité. Un cautionnement dont le montant est fixé par le conseil communal est d'ailleurs exigé.
Le directeur des ressources humaines
Nouveau grade légal instauré en 2009, le directeur des ressources humaines (DRH, anciennement « gestionnaire des ressources humaines ») est compétent pour :
- le management du personnel ;
- l'organisation des procédures de recrutement et de promotion du personnel ainsi que des examens ;
- la conception et la mise en œuvre des définitions de fonctions-types et la coordination de l'établissement des définitions de fonctions individualisées ;
- la gestion prévisionnelle des effectifs et des compétences au sein de la commune, ainsi que le développement d'une politique de formation du personnel ;
- l'élaboration d'un projet de règlement relatif à l'évaluation du personnel, ainsi que la bonne gestion du processus d'évaluation de chaque membre du personnel concerné ;
- la gestion de la mobilité interne au sein de la commune ;
- la rédaction d'un rapport annuel à l'intention du conseil communal sur la gestion des ressources humaines dans la commune.
Le DRH est placé sous l'autorité hiérarchique directe du secrétaire communal.
Dans les CPAS
La loi oblige expressément chaque CPAS à disposer d’un secrétaire, d’un receveur et d’au moins un travailleur social. Pour le reste, c’est au conseil de l’action sociale qu’il appartient de fixer le cadre du personnel.
Outre les assistants sociaux, les CPAS fonctionnent grâce à un important personnel administratif, mais aussi très souvent avec des juristes, des informaticiens, des économistes, des ouvriers, etc.
Si le CPAS a développé d’autres services (comme une maison de repos, un centre de jour, etc.), il disposera également de personnel soignant (infirmier(e)s, kinésithérapeutes, etc.).
Le secrétaire général
Chaque CPAS dispose d'un secrétaire général. Ses missions essentielles sont les suivantes :
- il assiste aux réunions du conseil, du bureau permanent et des comités spéciaux, prépare les dossiers soumis à ces instances, veille à la motivation des décisions et au respect de la loi, et a la garde des archives ;
- sous l’autorité du président, il instruit les affaires, dirige l’administration et est le chef du personnel ;
- il signe avec le président toutes les pièces qui émanent du centre (le CPAS ne peut être engagé que par la double signature du président et du secrétaire) ;
- il élabore l’avant-projet du budget avec les responsables des différents services.
Le directeur financier
Chaque CPAS dispose d'un directeur financier. Celui-ci est chargé, sous sa responsabilité financière et personnelle, d’effectuer les recettes et d’acquitter les dépenses. Il est le conseiller financier et budgétaire du centre.
Le travailleur social
Chaque CPAS dispose d'au moins un travailleur social. L’assistant social, dénommé « travailleur social » par la loi, a pour mission d’aider les personnes et les familles à surmonter ou à améliorer les situations critiques dans lesquelles elles se trouvent.
À cette fin, il essaye de comprendre l’état de la situation de la personne lors d’un premier entretien, il prépare un dossier, fournit la documentation et les conseils au comité spécial du service social (l’organe qui prend la décision sur la demande d’aide) et il assure la guidance sociale.
Les décisions du CPAS sur les demandes d’aide sont valables si elles sont basées sur les résultats d’une enquête sociale effectuée par un assistant social.