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Transmission des actes à BPL | Mise à jour

Le Service public régional de Bruxelles entame dès le lundi 8 juin la première phase de son déconfinement. Dans ce cadre, le guichet de BPL sera partiellement rouvert à partir du vendredi 12 juin, en suivant des procédures strictes

Le Service public régional de Bruxelles entame dès le lundi 8 juin la première phase de son déconfinement. Dans ce cadre, le guichet de BPL sera partiellement rouvert à partir du vendredi 12 juin, en suivant des procédures strictes (cf. infra). Cependant, le télétravail reste actuellement la règle, et les déplacements de nos agents demeureront limités au minimum nécessaire. La transmission d’actes et de courriers vers BPL doit donc se faire prioritairement via la plateforme BOS, ou, à défaut, pour ceux qui n’en sont pas équipés, par mail (rappel de la procédure ci-dessous).

1. BOS-xchange

BOS-xchange est une plate-forme développée par le Cirb pour permettre l’échange de documents et la signature des actes. Les actes soumis à tutelle administrative y sont déposés puis signés par les personnes compétentes au moyen de leur carte eID. Ce faisant, le gestionnaire de la plateforme délivre un accusé de réception et en certifie le moment. La majorité des pouvoirs locaux disposent déjà d’un environnement dans BOS-xchange. Ceux qui disposent déjà de cet environnement sont invités à ne plus transmettre leurs actes et leurs annexes autrement. Dans le cas contraire, BPL se réserve le droit de ne pas accepter la réception.

2. Envois par mail

Les envois par mail d’actes soumis à tutelle administrative sont temporairement autorisés pour les rares pouvoirs locaux qui n’ont pas encore d’environnement dans BOS-xchange. Certaines règles devront cependant être respectées.

1. Les envois se feront exclusivement aux adresses suivantes :

pouvoirs-locaux@sprb.brussels

plaatselijke-besturen@gob.brussels

Un accusé de réception sera délivré de manière automatique. L’accusé de réception ne constituera donc pas un contrôle de qualité de l’envoi. Toute pièce manquante sera réclamée par la suite.

2. Chaque acte fera l’objet d’un envoi par mail distinct.

3. L’objet du message par mail sera toujours précédé de l’identifiant unique de la décision. Pour rappel, l’identifiant commence par le code de l’institution en trois chiffres, mentionne la date de la décision, l’organe et le numéro d’ordre du jour.

4. La copie de l’acte sera signée par les personnes compétentes, bourgmestre, échevin, président de Conseil, etc. et le secrétaire au moyen de leur carte d’identité. Pour celles et ceux qui ne seraient pas encore familiarisés avec cette procédure, le tutoriel suivant montre comment faire (https://youtu.be/wNYbK4ur8WY).

5. Le corps du message renseignera la liste de toutes les pièces annexées. Par ailleurs, chaque pouvoir local est invité à communiquer une adresse mail que BPL pourra utiliser pour ses contacts avec lui. Vous comprendrez dans le contexte actuel que cette communication est de la plus haute importance.

3. Le guichet

Le guichet de Bruxelles Pouvoirs locaux sera rouvert à partir du vendredi 12 juin, aux conditions suivantes :

1. Le guichet est ouvert les mardis et les vendredis, de 10 heures à 12 heures et de 14 heures à 16 heures, sur rendez-vous obligatoire. Les dossiers ou pièces justificatives difficiles à transmettre par BOS ou mail peuvent y être déposés.

2. Le rendez-vous doit être demandé par mail à l’adresse BPLIndicateur@sprb.brussels au plus tard pour 10 heures la veille du dépôt. BPL vous enverra une confirmation de votre heure de rendez-vous par mail. En fonction du nombre de personnes, BPL pourra vous demander de modifier votre heure de passage.

3. Les coursiers se présenteront à l’heure dite à l’accueil du City Center. Le port du masque est obligatoire pour les coursiers dans l’ensemble du bâtiment. Ce masque n’étant pas fourni, ils doivent en être équipés. En outre, un registre devra être complété. L’accès au bâtiment sans se présenter à l’accueil est strictement interdit.

4. Le dépôt des comptes est possible uniquement le mardi. Outre le dépôt des exemplaires papier, les pouvoirs locaux sont également invités à transmettre en parallèle les comptes par BOS-xchange. Cela évite un long scannage manuel, et donc des déplacements supplémentaires d’agents dans nos locaux.

4. bpost

BPL reçoit les courriers envoyés par bpost. Toutefois, aucun accusé de réception ne sera délivré en cas de choix de cette procédure.

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