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Envoi des actes soumis à tutelle administrative

Consultez les mesures alternatives mises en place par BPL quant à l’ouverture de son guichet.

Au vu de la crise sanitaire exceptionnelle liée au Covid-19 que connaît aujourd’hui la Belgique, et les mesures prises pour limiter la propagation du virus dans la population et au SPRB, Bruxelles Pouvoirs Locaux a mis en place des alternatives à l’ouverture de son guichet :

  1. BosXchange

BosXchange est une plate-forme développée par le CIRB pour permettre l’échange de documents et la signature des actes. Les actes soumis à tutelle administrative y sont déposés puis signés par les personnes compétentes au moyen de leur carte Eid. Ce faisant, le gestionnaire de la plateforme délivre un accusé de réception et en certifie le moment.
La majorité des pouvoirs locaux disposent déjà d’un environnement dans BosXchange. La liste de ces pouvoirs locaux est jointe en annexe. Ceux qui disposent déjà de cet environnement sont invités à ne plus transmettre leurs actes et leurs annexes autrement. Dans le cas contraire, BPL se réserve le droit de ne pas accepter la réception.

  1. Envois par mail

Les envois par mails d’actes soumis à tutelle administrative vont temporairement être autorisés pour les rares pouvoirs locaux qui n’ont pas encore d’environnement dans BosXchange. Une modification temporaire du cadre réglementaire sera proposée au Gouvernement afin d’assurer la sécurité juridique. Certaines règles devront cependant être respectées.

  • les envois se feront exclusivement aux adresses suivantes : pouvoirs-locaux@sprb.brussels ou plaatselijke-besturen@gob.brussels. Un accusé de réception sera délivré de manière automatique. L’accusé de réception ne constituera donc pas un contrôle de qualité de l’envoi. Toute pièce manquante sera réclamée par la suite ;
  • chaque acte fera l’objet d’un envoi par mail distinct ;
  • l’objet du message par mail sera toujours précédé de l’identifiant unique de la décision. Pour rappel, l’identifiant commence par le code de l’institution en trois chiffres, mentionne la date de la décision, l’organe et le numéro d’ordre du jour ;
  • la copie de l’acte sera signée par les personnes compétentes, bourgmestre, échevin, président de Conseil, etc. et le secrétaire au moyen de leur carte d’identité (tutoriel) ;
  • le corps du message renseignera la liste de toutes les pièces annexées.

Par ailleurs, chaque pouvoir local est invité à communiquer une adresse mail que BPL pourra utiliser pour ses contacts avec lui. Vous comprendrez dans le contexte actuel que cette communication est de la plus haute importance.

  1. À titre exceptionnel : le guichet

Jusqu’à nouvel ordre, les coursiers ne seront plus autorisés à monter au guichet de BPL. Ils seront néanmoins autorisés à déposer des documents aux conditions suivantes :

  • les dépôts ne seront acceptés que le mardi de 10h à 13h ;
  • le passage du coursier doit être annoncé par mail à l’adresse BPLIndicateur@sprb.brussels au plus tard le lundi à 14 h ;
  • les documents seront déposés au rez-de-chaussée entre les mains du service d’ordre qui délivrera un accusé de réception sommaire.

Il est évident que cette dernière faculté est susceptible d’être supprimée à tout moment en fonction de l’évolution de la situation.

  1. Bpost

Tant que la poste offre ses services, BPL recevra les courriers.

 

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