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4. Que doit vérifier précisément le secrétaire communal par téléphone et comment ?

4. L’article 3, § 3, de l’arrêté précise que lorsque le collège se tient par échange de courriels, le secrétaire communal doit vérifier par voie téléphonique l’authenticité des courriers échangés. Que doit vérifier précisément le secrétaire communal par téléphone et comment ? Faut-il, pour chaque point, téléphoner à tous les conseillers qui ont envoyé un courriel pour ce point, pour être certain de l’origine du courrier électronique ? Faut-il procéder de même pour les votes ?

Il s’agit de vérifier l’authenticité des courriels, c’est-à-dire l’identité de leur auteur. Autrement dit, il s’agira pour le secrétaire communal d’appeler les membres concernés et de leur demander de bien vouloir confirmer oralement qu’il s’agit bien d’eux derrière l’écran. Cette confirmation orale vaut pour l’ensemble de la séance. La mention de l’accomplissement de cette formalité par le secrétaire communal sera un acte authentique, auquel la force probante particulière prévue par le Code civil sera attachée, en sorte qu’il présentera une sécurité juridique optimale, malgré les circonstances particulières dans lesquelles le conseil communal ou le collège a délibéré.